Docentenportaal
Een nieuw ontwerp voor het werk van docenten
Het resultaat
Ik vergeleek helpdeskoproepen in de zes maanden vóór en na het herontwerp. Daarbij keek ik naar oproepen die waren gekoppeld aan de drie aangepaste werkprocessen.
Deze cijfers zijn een deel van de 50–70 docentgerelateerde oproepen per maand. Het totale aantal bleef hoog. Wel gingen minder oproepen over de drie werkprocessen die we hadden aangepast.
Begrippenlijst
- Curriculum
- Het lesprogramma van een mbo-opleiding, gebaseerd op de eisen voor het diploma.
- Cohort
- Een groep studenten die in hetzelfde schooljaar aan hetzelfde lesprogramma begint.
- Variant
- De indeling en instellingen van een lesprogramma voor een bepaald cohort. Verschillende cohorten kunnen verschillende varianten van hetzelfde lesprogramma gebruiken.
- Beoordelingsdomein
- De schaal en regels waarmee de prestaties van studenten worden beoordeeld.
Het probleem
LearningBox is een leerplatform dat Nederlandse mbo-scholen gebruiken.
Docenten hadden vaak moeite met:
- lesvarianten instellen voor verschillende cohorten
- studenten uit verschillende cohorten beoordelen
- studievoortgang vinden in verschillende groepen en schermen
De vraag was dus:
Kwam het probleem door de opbouw van de gebruikerservaring? Of waren de stappen in het systeem te strak voor de manier waarop docenten echt werkten?
Onderzoek
Ik observeerde docenten op twee scholen terwijl ze cursussen instelden, studenten beoordeelden en de voortgang bekeken.
Hun eigen oplossingen lieten zien waar het product tekortkwam:
- spreadsheets om studenten uit verschillende cohorten te volgen
- plakbriefjes voor cohorten en versies van lesprogramma’s
- dubbele cursussen als cohorten een andere beoordeling nodig hadden
Korte gebruikerstests zouden maar een deel van het probleem laten zien. Daarom liet ik vier docenten op verschillende momenten in het schooljaar een dagboek bijhouden.
- Week 1–2Cursussen instellen en beoordelen
- Week 3–8Nakijken en plannen
- Week 9–11Examens en beoordeling
- Week 12Rapportage en kwalificatie
Zo vonden we problemen die anders onzichtbaar waren gebleven. Problemen met rapportages ontstonden bijvoorbeeld pas tegen het einde van het schooljaar.
De complexiteit meten
Het werk was echt ingewikkeld.
In één klas konden studenten uit verschillende cohorten zitten. Elk cohort volgde een andere variant van hetzelfde lesprogramma. Die varianten konden ook verschillende beoordelingsschalen nodig hebben.
Het probleem was hoeveel van die complexiteit docenten zelf moesten beheren.
Ik maakte een tabel om te meten hoe ingewikkeld elke taak was. Per taak telde ik de beslissingen, schermen en stukken informatie waarmee docenten moesten werken.
Varianten instellen
- Beslissingen
- 14
- Schermen
- 7
Voortgang volgen
- Beslissingen
- 11
- Schermen
- 5
Varianten instellen en voortgang volgen waren de ingewikkeldste taken. Ik gebruikte deze metingen om ontwerpen te vergelijken, in plaats van alleen te kijken of ze er eenvoudig uitzagen.
Herontwerp
Docenten zelf varianten laten indelen
Het eerste idee van het team was één standaard auteursvariant met filters.
Het filter was makkelijker te bouwen. Maar uit het onderzoek bleek dat docenten niet alleen inhoud filterden. Ze deelden het lesprogramma anders in voor verschillende cohorten.
We kozen uiteindelijk voor een boomstructuur die docenten zelf konden aanpassen. Ze konden onderdelen verslepen, meerdere onderdelen tegelijk bewerken en instellingen per variant kiezen.
Beoordeling in de variant plaatsen
Het beoordelingsdomein naar de variant verplaatsen was technisch ingewikkeld. Maar het gaf docenten de flexibiliteit die ze nodig hadden.
Elke variant kon nu eigen beoordelingsinstellingen krijgen. Zo konden verschillende cohorten binnen hetzelfde lesprogramma verschillende beoordelingsschalen gebruiken.
Studievoortgang samenbrengen
Nakijken, berichten, planning, examentoegang en bijlagen stonden verspreid over meerdere schermen.
Eerst onderzocht ik hoe de navigatie tussen die schermen beter kon. Dat hielp, maar docenten bleven moeite houden met klassen waarin studenten uit verschillende cohorten zaten.
Het uiteindelijke ontwerp bracht de nodige informatie en acties samen op één voortgangspagina.
Testen
Ik testte deze richting met vijf docenten en realistische situaties.
De boomstructuur voor varianten was het sterkste concept. Docenten wilden ook direct eigen materiaal toevoegen. Daarom voegden we dit toe aan de eerste release.
De test was bewust klein. Het doel was om de bediening en de gekozen richting te toetsen, niet om statistische uitspraken over gebruiksgemak te doen.
Na de lancering kwam er een ander probleem naar voren.
Docenten begonnen op de groepspagina. De knop om van variant te wisselen stond echter bij het variantbeheer. Veel docenten zagen die nooit.
Op basis van het werkelijke gebruik voegden we de wisselknop toe aan de groepspagina.
We blijven de resultaten volgen. De eerste trend wijst erop dat docenten deze taken met meer vertrouwen zelf uitvoeren.
Terugblik
Dit herontwerp veranderde meer dan het uiterlijk van de applicatie. Het veranderde ook de stappen en de manier waarop docenten binnen het platform werkten.
Dat maakte de overstap moeilijker. Sommige docenten hadden hun eigen oplossingen voor het oude systeem bedacht. Ook bij een beter werkproces moesten zij vertrouwde gewoontes veranderen.
Ik leerde dat het herontwerpen van een bestaand product niet alleen een UX-vraag is. Je moet ook de overgang van de oude naar de nieuwe werkwijze ontwerpen.
Als ik dit werk zou voortzetten, zou ik meer aandacht geven aan die overgang: veranderingen stap voor stap invoeren, duidelijkere uitleg op de juiste plek geven en meten waar docenten nog terugvallen op oude werkwijzen.